¿Qué supone no destruir correctamente documentos confidenciales?

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¿Qué supone no destruir correctamente documentos confidenciales?

No dejamos de insistir en la tremenda importancia que tiene el respetar la ley a la hora de destruir documentos confidenciales. Tanto para empresas como para particulares. ¿Qué sanciones puede suponer el no hacerlo? 

Las empresas están obligadas a conservar determinados documentos durante cierto tiempo. Tras ese periodo, han de acometer la destrucción confidencial de la información por 3 razones:

  • Para destruir información sensible (proveedores, números de cuenta, operaciones financieras, etc). 
  • Porque la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) obliga a las empresas a destruir documentos confidenciales. Este proceso tiene que respetar lo que marca la ley. No cumplir la normativa supone  penalizaciones económicas.

 

¿Qué documentos confidenciales se destruyen?

 

  • Datos fiscales y números de cuenta de empresas o de clientes.
  • Listados de clientes, proveedores y empleados con números de teléfono, direcciones y datos económicos.
  • Billetes de avión o tren.
  • Operaciones financieras y comerciales.
  • Para llevar a cabo este proceso lo mejor es subcontratar a una empresa especializada como Arcediano Recuperaciones

El nuevo RGPD supuso la desaparición de los múltiples sistemas nacionales que había antes. Este reglamento entró en vigor el 24 de mayo de 2016. Esta nueva normativa contempló la creación del Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD), organismo independiente que busca garantizar la aplicación racional de las normas de protección de datos en toda la UE.

¿Qué sanciones contempla en RGPD?

 

El Reglamento General de Protección de Datos establece una serie de sanciones si se incumple la norma. Estas pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% de los beneficios anuales de una empresa. 

El sistema de penalizaciones se reparte en distintos niveles. En España los organiza la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y la nueva LOPD del año 2019. 

¿Qué puede motivar una sanción? Por ejemplo, no tener actualizados los registros o no notificar una brecha de seguridad a la autoridad supervisora y a los afectados.

Clasificación de las infracciones: 

  • Muy graves: se usan datos para un fin diferente al anunciado, no se informa a los afectados, se exige un pago para acceder a los datos o se transfieren los datos fuera del país sin garantías.
  • Graves: por ejemplo, por recabar datos de un menor sin su consentimiento, por no adoptar las medidas técnicas y organizativas precisas para la protección de datos o por no nombrar un Delegado de Protección de Datos. Es una figura obligatoria en toda clase de empresas y entidades públicas y privadas que traten sistemáticamente información personal de clientes.
  • Leves: todas las demás. 

 

En definitiva, las empresas generan una cantidad ingente de documentación confidencial que se ha de procesar y destruir de forma adecuada. Lo más sensato es contar con los servicios de una empresa especializada en destrucción confidencial para evitar riesgos innecesarios y sanciones.