30 Sep ¿Qué documentos se consideran confidenciales y debe destruir una empresa?
Las empresas son responsables de los datos que las personas les han confiado, y la destrucción de documentos confidenciales es clave a día de hoy para proteger sus derechos. Para llevarla a cabo de manera correcta, las compañías deben cumplir con el actual Reglamento General de Protección de Datos.
Como especialistas en destrucción confidencial en Madrid, somos conscientes de que existen muchas dudas, sobre todo por parte de las empresas, en torno a qué tipo de documentos son los que se consideran como confidenciales y es necesario destruir. No hacerlo puede incurrir en sanciones en algunos casos y por eso es un acierto contratar a una empresa especializada para poder realizar esta tarea de forma segura. A continuación, hacemos un repaso por los documentos confidenciales a los que es necesario prestar atención.
Documentos confidenciales que deben ser destruidos
- Documentos con datos fiscales o números de cuenta: estos datos son considerados por el RGPD como altamente sensibles. Por eso, cualquier documento que los incluya, tanto si son de clientes como de proveedores, debe ser destruido.
- Bases de datos de clientes y proveedores: es común para muchas empresas tener un listado de sus clientes o proveedores donde se incluye mucha información confidencial, como números de teléfono, dirección postal, sus datos económicos o fiscales, etc., una información que debe ser adecuadamente protegida y destruida una vez que ya no sirva, como indica el RGPD.
- Documentos relacionados con viajes o desplazamientos: en algunas compañías los empleados viajan de forma habitual para poder cumplir con su trabajo y sus objetivos. Aquí es cuando aparecen en escena documentos como billetes de avión o tren, contratos de alquiler de vehículos, o las reservas de hoteles, por ejemplo, entre otros. Todos ellos deben ser adecuadamente destruidos, puesto que contienen una gran cantidad de información confidencial.
- Documentos corporativos con información sensible: aquí se incluyen todos aquellos documentos relacionados con informaciones de operaciones financieras o comerciales de la empresa, como es el caso de los estados de cuentas, los datos bancarios, los registros de licitaciones, las declaraciones de la renta, etc.
Además de tener en cuenta todos estos documentos, es fundamental dar la importancia que se merece a la documentación confidencial y su destrucción, puesto que en la era digital en la que nos encontramos, el robo de identidad mediante documentos en papel es muy habitual. Por eso, asegurarse de que la tarea de destrucción de documentos se realiza correctamente es vital y aporta una gran tranquilidad a las empresas.
Todos aquellos documentos que no contengan datos como los mencionados anteriormente, o información protegida por el RGPD, pueden destruirse de manera tradicional en el contenedor azul.
Para mayor seguridad para las empresas y con el fin de realizar esta tarea tan importante correctamente, contratar a una empresa especializada en destrucción confidencial en Madrid como Arcediano Recuperaciones puede ser la solución más adecuada. Se evitan así posibles sanciones, robos de datos o denuncias por parte de clientes, empleados y proveedores. Además, también ayudamos a reducir la contaminación al cumplir con un reciclaje adecuado.